Personalbemessung: die Formel und was sie verschweigt
Die Formel zur Personalbemessung lautet: Bruttopersonalbedarf in Vollzeitäquivalenten = (Besetzungsstunden pro Jahr ÷ Netto-Jahresarbeitszeit einer Vollzeitkraft) × Ausfallfaktor. „Netto“ bezieht sich dabei auf die Jahresarbeitszeit, nicht auf den Personalbedarf. Entscheidend ist nicht die Formel selbst, sondern wie ehrlich die beiden Größen darin bestimmt werden — und dass der Ausfall genau einmal einfließt, entweder in der Netto-Jahresarbeitszeit oder im Ausfallfaktor. In regulierten Bereichen treten eigene Verfahren daneben; die Hinweise hier ersetzen keine Rechts- oder Tarifberatung.
Die Formel im Überblick
Besetzungsstunden ÷ Netto-JAZ × Ausfallfaktor
Brutto minus Urlaub, Feiertage, Fortbildung
1 ÷ (1 − Ausfallquote)
Bruttopersonalbedarf in VZÄ
Wo die Rechnung in der Praxis kippt
Gerechnet wird mit der Brutto-Jahresarbeitszeit – Urlaub und Feiertage fehlen
Netto-Jahresarbeitszeit: Brutto minus Urlaub, Feiertage und Fortbildung
Der Ausfallzuschlag wird geschätzt statt aus den eigenen Zahlen abgeleitet
Ausfallfaktor als Kehrwert der Verfügbarkeit, gerechnet mit der eigenen Ausfallquote
Die Rechnung gilt für den Durchschnittstag, nicht für die Spitze
Besetzung je Schichtart und Wochentag statt eines Mittelwerts
Das Ergebnis steht in einer Tabelle und erreicht den Dienstplan nie
Sollbesetzung wird zur Planungsregel, gegen die jeder Plan geprüft wird
Rechnung im Tabellenblatt vs. Regel im Dienstplan
| Mit vigotime | Excel-Berechnung | |
|---|---|---|
| Sollbesetzung | Je Schichtart und Wochentag hinterlegt | Ein Mittelwert für alle Tage |
| Wirkung | Die Sollbesetzung prüft jeden Dienstplan | Das Ergebnis bleibt im Tabellenblatt |
| Unterbesetzung | Fällt schon bei der Planung auf | Fällt erst im laufenden Monat auf |
| Pflege | Eine hinterlegte Regel für alle Pläne | Jede Kopie der Datei lebt weiter |
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Besetzen Sie eine Mini-Woche mit Früh-, Spät- und Nachtschicht — und sehen Sie dann, was automatische Planung ausmacht.
Früh
Spät
Nacht
Mo
F + S + N
Di
F + S + N
Mi
F + S + N
Do
F + S + N
Fr
F + S + N
Häufige Fragen zur Personalbemessung
Bruttopersonalbedarf in Vollzeitäquivalenten = (jährlich zu besetzende Stunden ÷ Netto-Jahresarbeitszeit einer Vollzeitkraft) × Ausfallfaktor. Die zu besetzenden Stunden ergeben sich aus Sollbesetzung je Schicht mal Schichtdauer mal Anzahl der Tage. „Netto“ beschreibt die Jahresarbeitszeit, nicht den Personalbedarf.
Die Brutto-Jahresarbeitszeit abzüglich Urlaub, Feiertagen und Fortbildung. Bei einer 39-Stunden-Woche liegt die Brutto-Zeit rechnerisch bei rund 2.030 Stunden (39 × 52); nach Abzug der genannten Posten bleibt deutlich weniger übrig. Krankheitstage gehören entweder hierher oder in den Ausfallfaktor — nicht in beides. Die konkreten Werte hängen von Bundesland, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung ab; diese Angaben ersetzen keine Rechts- oder Tarifberatung.
Aus der eigenen Ausfallquote statt aus einem Erfahrungswert. Der Faktor ist der Kehrwert der Verfügbarkeit: 1 ÷ (1 − Ausfallquote). Bei 6 Prozent also 1 ÷ 0,94 ≈ 1,064. Die Faustformel „1 + Quote“ liegt bei kleinen Quoten nah dran, unterschätzt den Bedarf aber deutlich, sobald die Quote zweistellig wird.
Angenommen, eine Station ist rund um die Uhr besetzt: drei Schichten à 8 Stunden mit je 2 Personen, also 48 Besetzungsstunden am Tag und 17.520 im Jahr. Eine Vollzeitkraft mit 39-Stunden-Woche kommt auf 2.028 Brutto-Stunden; nach Abzug von 30 Urlaubs-, 11 Feiertags- und 5 Fortbildungstagen zu je 7,8 Stunden bleiben rund 1.669 Stunden. Bei 6 Prozent Ausfallquote ist der Faktor 1,064. Die Rechnung: 17.520 ÷ 1.669 × 1,064 ≈ 11,2 — rund 11 Vollzeitäquivalente Bruttopersonalbedarf. Alle Eingangswerte sind Rechengrößen und durch Ihre eigenen zu ersetzen.
Meist, weil mit Durchschnittswerten gerechnet wird. Der Bedarf entsteht aber je Schichtart und Wochentag: Eine Nachtschicht am Wochenende braucht eine andere Besetzung als ein Dienstagvormittag. Eine Jahresrechnung über alles hinweg verdeckt genau diese Spitzen.
Als betriebswirtschaftliche Grundrechnung ja — daneben gelten dort aber eigene, regulierte Verfahren: in der stationären Pflege die Personalbemessung nach § 113c SGB XI, im Krankenhaus die PPR 2.0 und die Pflegepersonaluntergrenzen. Diese Verfahren setzen Vorgaben; die Formel oben sagt Ihnen, wie viele Vollzeitäquivalente Ihr Dienstplan tatsächlich braucht. Welche Vorgabe für Ihre Einrichtung verbindlich ist, ist eine Rechtsfrage.