Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

peppergrid UG (haftungsbeschränkt) Conertplatz 15b 01159 Dresden Deutschland

Geschäftsführer: Torsten Stein E-Mail: [vigotime.com] Website: https://vigotime.com

2. Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse
• Firmenname und Rechnungsadresse
• Abteilungszugehörigkeit und Qualifikationen
• USt-IdNr. (falls angegeben)

• Dienstpläne und Schichtzuweisungen
• Arbeitszeiterfassungen
• Urlaubsanträge und Abwesenheiten
• Wünsche im Wunschsystem
• Benachrichtigungspräferenzen

• IP-Adresse
• Browser-Typ und -Version
• Betriebssystem
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Geräte-Identifikation (Mobile App)

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der vigotime-Plattform (Web-App, Mobile App, API)
• Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen
• Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung
• Verwaltung von Benutzerkonten und Organisationen
• Abwicklung von Zahlungen und Abonnements über Stripe

• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des Betriebs
• Analyse und Verbesserung unserer Dienste
• Erkennung und Verhinderung von Missbrauch

• Versand von Marketing-E-Mails und Newslettern (sofern eingewilligt)
• Verwendung nicht-essentieller Cookies

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten
• Arbeitszeitdokumentation gemäß Arbeitszeitgesetz

4. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Für die Abwicklung von Zahlungen und die Verwaltung von Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe, Inc. (510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA).

Im Rahmen der Zahlungsabwicklung werden folgende Daten an Stripe übermittelt:

• Firmenname und Rechnungsadresse
• E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers
• USt-IdNr. (falls angegeben)
• Gewählter Tarif und Abrechnungszyklus
• Anzahl aktiver Mitarbeiter (für die Berechnung des Abonnementpreises)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Stripe verarbeitet die Daten als eigenverantwortlicher Auftragsverarbeiter. Kreditkarten- und Bankdaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und nie auf unseren Servern gespeichert.

Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/de/privacy

5. Hosting und Cloud-Dienste (Firebase / Google Cloud)

vigotime wird auf der Google Cloud Platform betrieben und nutzt Firebase-Dienste der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland).

Folgende Firebase-Dienste werden eingesetzt:

• Firebase Authentication – Benutzeranmeldung und Authentifizierung
• Cloud Firestore – Speicherung von Anwendungsdaten
• Cloud Functions – Serverseitige Geschäftslogik
• Firebase Cloud Messaging – Push-Benachrichtigungen (Mobile App)
• Firebase Hosting – Bereitstellung der Web-Anwendung

Die Daten werden in Rechenzentren innerhalb der EU (Region europe-west1, Belgien) gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen: https://firebase.google.com/support/privacy

6. Newsletter und Whitepaper-Downloads (MailerLite)

Für den Versand unseres Newsletters sowie die Bereitstellung von Whitepapern und Checklisten (Lead-Magnete) nutzen wir den Dienst MailerLite (UAB „MailerLite", Paupio 46, 11341 Vilnius, Litauen). Mit MailerLite besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Fordern Sie über ein Formular ein Whitepaper oder eine Checkliste an, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und – sofern Sie sie freiwillig angeben – Ihre Branche ausschließlich, um Ihnen den angeforderten Inhalt bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung auf Ihre Anfrage). Zum Nachweis der Bereitstellung protokollieren wir zusätzlich den Zeitpunkt der Anforderung; Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Der Newsletter wird nur versendet, wenn Sie hierin gesondert und ausdrücklich einwilligen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG). Die Einwilligung ist vom Content-Download getrennt und nicht vorausgewählt. Wir setzen ein Double-Opt-in-Verfahren ein: Sie erhalten zunächst eine Bestätigungs-E-Mail und werden erst nach Ihrer Bestätigung in den Verteiler aufgenommen. Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung werden zum Nachweis der Einwilligung protokolliert (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail.

Die im Rahmen eines Content-Downloads erhobenen Daten (E-Mail-Adresse, ggf. Branche, Zeitpunkt der Anforderung) speichern wir, solange dies zur Bearbeitung der Anfrage und zum Nachweis der Bereitstellung erforderlich ist, und löschen sie, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Newsletter-Daten speichern wir bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung bzw. Ihrer Abmeldung; nach der Abmeldung werden die Daten aus dem aktiven Verteiler entfernt, während der Nachweis der Einwilligung und des Widerrufs zur Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht aufbewahrt werden kann.

7. Cookies

Unsere Website und Web-Anwendung verwenden Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website und der Anwendung erforderlich. Sie ermöglichen grundlegende Funktionen wie die Benutzeranmeldung und die Navigation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Sofern Sie einwilligen, verwenden wir Cookies zur Analyse der Websitenutzung, um unser Angebot zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Sofern Sie einwilligen, nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Mutterkonzern: Google LLC, USA). Unsere Mess-ID lautet G-ZRS3JQJ884.

Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Nutzung unserer Website zu analysieren. Dabei werden u.a. folgende Daten verarbeitet: gekürzte (anonymisierte) IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, besuchte Seiten, Verweildauer, Referrer-URL sowie ungefähre Standortdaten (Land/Region). Die IP-Anonymisierung ist aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse vor jeder weiteren Verarbeitung gekürzt wird.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Google Analytics wird erst geladen, nachdem Sie über unseren Cookie-Banner eingewilligt haben – ohne Ihre Zustimmung findet keine Datenübertragung an Google statt.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer unserer Website. Zusätzlich können Sie die Erfassung durch Google Analytics mit dem Browser-Add-on verhindern: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Eine Übermittlung von Daten an Server von Google in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); ergänzend bestehen EU-Standardvertragsklauseln. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Die erfassten Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) – Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Sie können verlangen, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) – Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, die auf berechtigten Interessen basiert.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [vigotime.com]

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Sächsischer Datenschutz- und Transparenzbeauftragter Devrientstraße 5 01067 Dresden Telefon: +49 351 85471-101 https://www.datenschutz.sachsen.de

10. Übermittlung in Drittländer

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Soweit eine Datenübermittlung in die USA stattfindet, wird diese auf folgende Garantien gestützt:

• EU-US Data Privacy Framework (DPF) – Stripe, Inc. und Google LLC sind unter dem DPF zertifiziert, was ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO gewährleistet.
• Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) – Wo kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, werden EU-Standardvertragsklauseln verwendet.

11. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Vertragsdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (i.d.R. 6 bzw. 10 Jahre gemäß HGB/AO).
• Nutzungsdaten (Dienstpläne, Zeiterfassung): Für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende werden die Daten innerhalb von 90 Tagen gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Technische Protokolldaten: In der Regel 90 Tage.
• Bei Löschung des Benutzerkontos werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen:

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL)
• Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement
• Multi-Tenant-Architektur mit strikter Datentrennung zwischen Organisationen
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Monitoring
• Authentifizierung über Firebase Authentication (E-Mail/Passwort, Google, PIN, QR-Code)

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.

Stand: Juni 2026

14. Impressum

peppergrid UG (haftungsbeschränkt) Conertplatz 15b 01159 Dresden

Handelsregister: HRB 41153 Registergericht: Dresden

Torsten Stein

Telefon: +49 152 52 486 727 E-Mail: [peppergrid.com]

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27 a Umsatzsteuergesetz: DE344795391

Wir sind nicht bereit oder verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.