Die Frage, ob Arbeitszeit erfasst werden muss, ist längst entschieden – offen ist für viele Betriebe nur noch das Wie. Dieser Beitrag ordnet den rechtlichen Rahmen ein und zeigt, welche Schritte jetzt sinnvoll sind. Er ersetzt keine Rechtsberatung, sondern gibt einen sachlichen Überblick.
Der rechtliche Rahmen in Kürze
Das Bundesarbeitsgericht hat bereits mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Das Gericht bezog sich dabei auf die Auslegung der europäischen Arbeitszeitrichtlinie durch den Europäischen Gerichtshof aus dem Jahr 2019. Damit steht die grundsätzliche Aufzeichnungspflicht fest, unabhängig von der Betriebsgröße.
Konkretisiert werden soll die Pflicht durch eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes. Ein entsprechender Referentenentwurf liegt seit geraumer Zeit vor. Da das Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen ist, sollten Betriebe die konkreten Detailregelungen – etwa zu Form und Fristen der Aufzeichnung – als Entwurfsstand behandeln und die weitere Entwicklung verfolgen.
Klar ist die Richtung dennoch: Die Aufzeichnung soll grundsätzlich elektronisch erfolgen, die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber, und die Aufzeichnungen sollen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Für einzelne Bereiche und kleinere Betriebe sind Übergangsfristen und Erleichterungen im Gespräch. Wer heute ein System einführt, das elektronisch und nachvollziehbar arbeitet, ist für die künftigen Anforderungen unabhängig vom endgültigen Wortlaut gut aufgestellt.
Was schon heute gilt
Unabhängig vom Ausgang der Novelle bestehen mehrere Anforderungen bereits fort:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Für bestimmte Bereiche – etwa nach dem Mindestlohngesetz – gelten seit Jahren konkrete Aufzeichnungspflichten.
- Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes zu Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten bleiben unberührt und müssen eingehalten werden.
Praktische Schritte für Betriebe
Wer die Erfassung strukturiert angeht, vermeidet spätere Nachbesserungen. Bewährt hat sich ein Vorgehen in klaren Etappen:
- Bestandsaufnahme: Wie wird Arbeitszeit heute festgehalten – auf Papier, in Tabellen oder gar nicht?
- Verantwortlichkeiten klären: Wer trägt ein, wer prüft, wie werden Korrekturen dokumentiert?
- System auswählen, das Erfassung und Dienstplanung zusammenführt, statt beides getrennt zu pflegen.
- Beschäftigte und Interessenvertretung frühzeitig einbinden – Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sind zu beachten.
Gerade in Schichtbetrieben lohnt es sich, Dienstplan und Zeiterfassung nicht als getrennte Welten zu betrachten. Wenn geplante Schichten und tatsächlich geleistete Zeiten in einem System zusammenlaufen, werden Abweichungen sofort sichtbar und lassen sich sauber begründen.
Die Aufzeichnungspflicht ist kein Selbstzweck: Sie schützt Beschäftigte vor überlangen Arbeitszeiten und gibt Betrieben eine belastbare Grundlage für Planung und Abrechnung.
Häufig unterschätzt wird der organisatorische Teil. Die Technik ist selten das Problem – die Fragen, wer Korrekturen freigibt, wie mit Vertrauensarbeitszeit umgegangen wird und wie Beschäftigte ihre eigenen Zeiten einsehen, entscheiden über die Akzeptanz. Wer diese Punkte früh klärt, erspart sich Diskussionen im laufenden Betrieb und schafft eine Dokumentation, die im Zweifel auch einer Prüfung standhält.
Tiefer einsteigen
Eine ausführliche Einordnung mit Checkliste haben wir im Ratgeber Zeiterfassungspflicht 2026 zusammengestellt. Dort finden Sie den rechtlichen Kontext kompakt aufbereitet und ein kostenloses Whitepaper zum Herunterladen.
So gerüstet lässt sich die Pflicht ohne Hektik in den Arbeitsalltag überführen – als Chance für mehr Transparenz statt als bloße Auflage.